1 Procesy informacyjne i ich modele

Efekty uczenia się: W2, W3, W6, U2, K1 · Treści programowe: 1 · Czas: Nauka 40 min, Wyzwanie 50 min

1.1 Nauka

Czym jest proces

Norma ISO 9001 definiuje proces jako zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które wykorzystują wejścia do dostarczenia zamierzonego wyniku. W tej definicji ważne są trzy rzeczy:

  • wejście: to, od czego proces się zaczyna (zamówienie czytelnika, pismo, wniosek),
  • działania: kroki wykonywane przez ludzi i systemy w określonej kolejności,
  • wynik: to, co proces ma dostarczyć (wypożyczona książka, odpowiedź na kwerendę, decyzja).

Proces ma też zawsze kogoś, dla kogo istnieje. W bibliotece jest to czytelnik, w archiwum osoba składająca kwerendę, w kancelarii nadawca pisma. Jeśli nie umiesz wskazać odbiorcy wyniku, prawdopodobnie opisujesz nie proces, tylko zbiór czynności.

Proces informacyjny

Proces informacyjny to proces, w którym informacja jest jednocześnie surowcem i produktem. Ktoś jej potrzebuje, ktoś ją wyszukuje, opracowuje, przechowuje, udostępnia albo chroni. Wiele procesów w instytucjach informacyjnych ma taki charakter. Dobrze widać to na przykładach z różnych typów organizacji:

Organizacja Proces Wejście Wynik Najważniejsze dokumenty
biblioteka uczelniana wypożyczenie międzybiblioteczne zamówienie czytelnika książka udostępniona czytelnikowi zamówienie, rewers, rejestr wypożyczeń
archiwum państwowe kwerenda genealogiczna wniosek o kwerendę odpowiedź z kopiami aktów wniosek, inwentarz zespołu, odpowiedź
kancelaria uczelni rejestracja korespondencji przychodzącej pismo wpływające sprawa przydzielona do jednostki pismo, rejestr pism (EZD), dekretacja
repozytorium uczelniane deponowanie pracy dyplomowej praca złożona w systemie praca opublikowana z metadanymi plik pracy, licencja, rekord metadanych
wydawnictwo naukowe recenzja wydawnicza maszynopis decyzja o publikacji maszynopis, recenzje, umowa
dział kadr wniosek o szkolenie ogłoszenie naboru szkolenie zatwierdzone albo wniosek odrzucony wniosek, oferta, budżet szkoleniowy

W każdym z tych procesów informacja przechodzi przez ręce kilku osób, zmienia stan (wniosek złożony, oceniony, zatwierdzony) i trafia do rejestrów, które istnieją dłużej niż sam proces. Właśnie te przejścia i stany są głównym przedmiotem modelowania.

Z czego składa się każdy proces

Zanim zaczniemy rysować, warto umieć rozłożyć proces na części. Każdy opis procesu powinien odpowiadać na siedem pytań:

  1. Co uruchamia proces? Wpływa pismo, mija termin, czytelnik składa zamówienie.
  2. Jakie są kroki? Kolejne czynności, każda z jasnym początkiem i końcem.
  3. Kto je wykonuje? Role, a nie nazwiska: bibliotekarz, kierownik działu, system biblioteczny.
  4. Gdzie zapada decyzja? Miejsca, w których proces może pójść różnymi drogami.
  5. Jakie dokumenty powstają i w jakim są stanie? Zamówienie złożone, rewers podpisany.
  6. Z jakich rejestrów korzysta proces? Katalog, kartoteka czytelników, system EZD.
  7. Czym proces się kończy? Każdy możliwy wynik osobno: książka wypożyczona, zamówienie odrzucone.

Te same pytania zadajemy, rozmawiając z pracownikami instytucji. Odpowiedzi zapisujemy w tabeli kroków, która jest pierwszym, jeszcze tekstowym modelem procesu.

Tabela kroków

Tabela kroków ma stały układ kolumn. Używamy go przez cały kurs, także w zadaniach dla agenta AI:

Kolumna Co wpisujesz
Nr kroku kolejny numer; kroki wewnątrz większej całości numerujemy 5.1, 5.2…
Nr kolejnego kroku dokąd prowadzi ten krok; przy rozgałęzieniu kilka wierszy
Nazwa kroku krótko: czynność i jej przedmiot, np. „Sprawdzenie katalogów”
Wariant odpowiedź przy rozgałęzieniu: T/N, „tak/nie”, „a/b/c”
Opis kroku co dokładnie się dzieje, w jakim systemie, w jakim terminie
Kto wykonuje? rola albo system
Dokumenty dokumenty i rejestry, stan dokumentu w nawiasie kwadratowym

Oto prosta wersja wypożyczenia międzybibliotecznego w bibliotece uczelnianej:

Nr kroku Nr kolejnego kroku Nazwa kroku Wariant Opis kroku Kto wykonuje? Dokumenty
1 2 Potrzeba książki Czytelnik potrzebuje książki, której nie znalazł na półce. Czytelnik
2 3 Złożenie zamówienia Czytelnik wypełnia formularz zamówienia w systemie bibliotecznym. Czytelnik Zamówienie [złożone]
3 4 Sprawdzenie katalogów Bibliotekarz sprawdza w katalogu lokalnym i w NUKAT, gdzie jest egzemplarz. Bibliotekarz Zamówienie; Katalog
4 5 Czy książka dostępna lokalnie? T Tak, egzemplarz jest w innej bibliotece wydziałowej uczelni.
6 N Nie, egzemplarz jest tylko w bibliotece poza uczelnią.
5 7 Wskazanie egzemplarza Bibliotekarz wskazuje czytelnikowi bibliotekę wydziałową, w której może wypożyczyć książkę. Bibliotekarz
6 8 Zamówienie w innej bibliotece Bibliotekarz wysyła zamówienie do biblioteki, która ma egzemplarz. Bibliotekarz Zamówienie [wysłane]
7 Koniec — egzemplarz wskazany
8 Koniec — zamówienie złożone

Z takiej tabeli powstaje diagram BPMN. Na razie potraktuj go jako zapowiedź. Obiekty na rysunku omawiamy szczegółowo na spotkaniu 3.

Wypożyczenie międzybiblioteczne: pierwszy model z tabeli kroków.

Rysunek 1.1: Wypożyczenie międzybiblioteczne: pierwszy model z tabeli kroków.

Pobierz model (.bpmn)

Już ten mały diagram pokazuje coś, czego tabela nie pokazuje wprost: sprawa przechodzi z linii (lane) czytelnika do linii bibliotekarza, a proces ma dwa różne zakończenia. Ten model jest też uproszczony. Nie wiemy, co się dzieje, gdy inna biblioteka odmówi albo nie odpowie. Do takich pytań wrócimy na spotkaniach 5 i 6.

Po co modelować procesy

Modele procesów powstają z różnych powodów. Każdy z nich wymaga trochę innego modelu:

Cel Pytanie, na które odpowiada model Przykład
zrozumienie jak to naprawdę działa? nowy pracownik kancelarii poznaje obieg pism
komunikacja czy wszyscy myślimy o tym samym procesie? spotkanie biblioteki z działem IT przed wdrożeniem systemu
dokumentacja jak proces ma przebiegać zgodnie z procedurą? udokumentowane informacje wymagane przez ISO 9001
analiza gdzie proces traci czas i gdzie gubi informację? długi czas oczekiwania na kwerendę
przeprojektowanie jak proces powinien wyglądać? skrócenie ścieżki akceptacji wniosku
automatyzacja co może wykonać system? proces uruchomiony w silniku procesów
szkolenie jak nauczyć innych tej procedury? instrukcja stanowiskowa oparta na diagramie

Ostatni wiersz zasługuje na uwagę. Model procesu jest narzędziem szerzenia wiedzy w organizacji. Dobrze narysowany diagram rozumie zarówno kierownik, jak i nowy pracownik. Wiedza o tym, „jak się u nas załatwia sprawy”, przestaje być tylko w głowach kilku doświadczonych osób.

Trzy poziomy modelu

Ten sam proces można zamodelować z różną szczegółowością. W praktyce, a także w samej specyfikacji BPMN, wyróżnia się trzy poziomy:

Poziom Dla kogo Co zawiera W kursie
opisowy (descriptive) kierownictwo, pracownicy, klienci główne kroki, role, podstawowe decyzje; mały zestaw symboli spotkania 3–4
analityczny (analytic) analitycy, zespoły usprawniające wyjątki, terminy, wiadomości, podprocesy, dane; pełna notacja spotkania 5–8
wykonywalny (executable) silnik procesów i jego administratorzy dane procesu, warunki zapisane jako wyrażenia, formularze, powiązania z systemami spotkania 12–14

Model opisowy ma być przede wszystkim czytelny. Model analityczny ma być kompletny i ścisły: każdy wyjątek ma swoją ścieżkę, każdy koniec swoją nazwę. Model wykonywalny musi być na tyle precyzyjny, żeby komputer mógł go wykonać krok po kroku.

Cykl życia procesu

Modelowanie nie jest jednorazową czynnością. Organizacje, które zarządzają procesami, przechodzą przez powtarzający się cykl. Literatura (Dumas i in., Fundamentals of Business Process Management) opisuje go w sześciu fazach:

  1. identyfikacja: które procesy w ogóle mamy i które są najważniejsze (inwentarz procesów);
  2. odkrywanie: jak proces przebiega dziś (model „jak jest”, as-is);
  3. analiza: gdzie są problemy, wąskie gardła, ryzyka;
  4. przeprojektowanie: jak proces powinien przebiegać (model „jak ma być”, to-be);
  5. wdrożenie: zmiana organizacji pracy i systemów, czasem uruchomienie procesu w silniku;
  6. monitorowanie: czy proces działa zgodnie z oczekiwaniami; jeśli nie, cykl zaczyna się od nowa.

Kurs prowadzi przez wszystkie fazy. Tabelę kroków i pierwsze modele budujemy na spotkaniach 1–4, analizę i przeprojektowanie ćwiczymy na spotkaniach 7–8, a wdrożenie w silniku na spotkaniach 12–14.

Notacje do modelowania

Tabela kroków jest wygodna, ale ma granice. Trudno w niej pokazać równoległe ścieżki, wyjątki i komunikację z innymi organizacjami. Dlatego powstały notacje graficzne. W kursie używamy dwóch standardów organizacji OMG (Object Management Group):

  • BPMN 2.0 do modelowania przebiegu procesu. Wersja 2.0.1 jest normą ISO/IEC 19510:2013.
  • DMN do modelowania decyzji, czyli reguł typu „jeśli czytelnik jest studentem, limit wynosi 15 książek”.

Obie notacje są otwarte. Wiele programów, zarówno darmowych, jak i komercyjnych, potrafi je czytać i zapisywać. Model zapisany w pliku .bpmn w jednym programie otworzysz w innym, co ma znaczenie dla instytucji, które nie chcą uzależniać swojej dokumentacji od jednego dostawcy.

1.2 Wyzwanie

Polecenie: opisz w tabeli kroków jeden proces informacyjny ze swojej uczelni, który znasz z własnego doświadczenia.

Do wyboru: zamówienie książki z magazynu biblioteki, złożenie podania w USOS (np. o przedłużenie sesji), deponowanie pracy dyplomowej w Archiwum Prac Dyplomowych, wypożyczenie sprzętu z wypożyczalni wydziałowej, rejestracja na lektorat. Możesz zaproponować inny proces, jeśli zna go dobrze co najmniej jedna osoba w parze.

Wymagania:

  • 8–15 kroków, kolumny jak w tabeli z części Nauka;
  • co najmniej dwie role albo jedna rola i jeden system;
  • co najmniej jedno rozgałęzienie z wariantami T/N;
  • co najmniej dwa nazwane zakończenia;
  • przy dokumentach podaj stan w nawiasie kwadratowym, jeśli stan się zmienia.

Praca: w parach. Najpierw 10 minut rozmowy: jedna osoba opowiada, jak przebiega proces, druga zadaje siedem pytań z części Nauka i notuje. Potem wspólnie wypełniacie tabelę.

Rezultat: tabela kroków w pliku proces-01.md albo w dokumencie tekstowym. Zachowaj ją. Na spotkaniu 2 dopiszesz do niej wymagania norm, a na spotkaniu 3 narysujesz na jej podstawie pierwszy diagram.

Czas: 50 minut, w tym 10 minut na omówienie dwóch wybranych tabel na forum grupy.

Na co zwrócić uwagę

  • Krok to czynność, która ma wykonawcę i wynik. „Bibliotekarz” to nie krok, a „Sprawdzenie katalogów” jest krokiem.
  • Rozgałęzienie zapisuj jako pytanie („Czy książka dostępna lokalnie?”), a warianty jako odpowiedzi w osobnych wierszach.
  • Jeśli nie wiesz, co dzieje się w jakimś miejscu procesu, zapisz to wprost w opisie kroku („nie wiem, kto zatwierdza podanie”). Luka w wiedzy jest ważną informacją dla analityka.

1.3 Pytania sprawdzające

  1. Czym różni się proces od zbioru czynności? Wskaż odbiorcę wyniku w procesie kwerendy archiwalnej.
  2. Podaj przykład dokumentu, który zmienia stan w trakcie procesu, i wypisz jego kolejne stany.
  3. Jaka jest różnica między obiektem, który istnieje tylko w trakcie procesu, a rejestrem, który istnieje dłużej niż proces? Podaj po jednym przykładzie.
  4. Dla kogo przeznaczony jest model opisowy, a dla kogo wykonywalny? Czym te modele się różnią?
  5. W której fazie cyklu życia procesu powstaje model „jak jest”, a w której model „jak ma być”?